Что вынуждены делать люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Кoнeчнo, oбрaтиться в aрxив. Прaвдa, чтoбы этo сдeлaть, вaжнo знaть, кaкoй имeннo aрxив вaм нужeн, и кaк сдeлaть зaпрoс в aрxив. Имeннo oб этoм и пoгoвoрим в этoй стaтьe.

Нaчнeм с тoгo, чтo aрxив являeтся государственным (реже — частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию органам государственной власти и гражданам.

Архивное дело появилось в незапамятные время. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (был не только архив сената и консулов, но и картотека жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, архивоы средневековой Европы.

Надо сказать, что много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и исходные данные относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Архивы делятся на: федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические; муниципальные и городские; общественные, частные, общинные. Задать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а в свою очередь органы власти (такие запросы, как правило, имеют основной характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).

В архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, часто запрашивают также исторические документы. Архивные документы используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления для их предоставления, потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда же именно нужно обращаться?

Часто, собираясь запросить документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Нужно принимать к сведению, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят лет, так что если вас интересуют более ранние события, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются документы из районов.

Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих и гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек.

Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, или не знаете, с чего начать поиск информации, то надо обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания либо работы этого человека. С момента регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны рассказать заявителю о продлении срока исполнения запроса.

Но бывают ситуации, когда люди не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другую картотеку в течение пяти дней с момента поступления.

Есть очередь моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. В «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:
• кому направляется представление (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
• ФИО и адресок заявителя;
• контактный телефон заявителя;
• исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес.

Далее следует наименование документа: «Заявление», но можно написать и так: «О получении архивной справки».